Sus datos y el RGPD: qué conserva ScanChat AI
Chatbot y RGPD: qué datos se conservan (cuenta, conversaciones, leads), durante cuánto tiempo y cómo eliminarlos usted mismo.
Su chatbot conversa con sus visitantes y puede recoger sus datos de contacto: es normal querer saber adónde van esos datos. Este artículo explica, de forma sencilla, qué datos conserva ScanChat AI para su chatbot, durante cuánto tiempo y cómo eliminarlos para cumplir el RGPD.
El texto de referencia es nuestra política de privacidad. Este artículo la completa con explicaciones prácticas; no constituye asesoramiento jurídico.
Los datos conservados
Su cuenta: su nombre, su dirección de correo electrónico, su foto de perfil si añade una, y la información relacionada con su suscripción y sus pagos.
Sus chatbots: su configuración, sus instrucciones, así como el contenido de su sitio web y de los documentos que les proporciona, dividido e indexado para que el chatbot pueda responder con él.
Las conversaciones: el texto de los mensajes intercambiados entre el visitante y el chatbot, su fecha y hora, un identificador de sesión aleatorio y la posible valoración del visitante (Útil o No útil). El identificador de sesión se guarda en el navegador del visitante (almacenamiento local, no una cookie) para vincular sus mensajes a la misma conversación.
Los clientes potenciales (leads): la información que el visitante ha decidido dar (nombre, correo electrónico, teléfono, proyecto…), la fecha, su consentimiento si se le ha pedido, así como el estado y las notas que usted añade. También se genera un resumen de la conversación, que se conserva con el lead.
El chatbot solo conoce lo que el visitante escribe. No recoge datos de contacto sin que el visitante lo sepa: un nombre o un número solo se registra como lead si el visitante lo da en la conversación.
Dónde se tratan estos datos
- Se almacenan en la infraestructura de ScanChat AI y de sus proveedores de alojamiento.
- Para redactar las respuestas, los mensajes de los visitantes se transmiten al proveedor de IA que utiliza su chatbot (Google, OpenAI o Anthropic). Si utiliza su propia clave API, es el proveedor que usted haya elegido.
- El análisis Lo que preguntan sus visitantes de la página Estadísticas envía las preguntas recientes al proveedor de IA de ScanChat AI para agruparlas por tema.
- El resumen de la conversación que se muestra en la ficha de un lead lo redacta el proveedor de IA de ScanChat AI a partir de los mensajes de esa conversación, incluso si su chatbot utiliza su propia clave API.
- Si activa el envío a un CRM (Zapier, Make…), cada nuevo lead se transmite también a la dirección que haya indicado. Consulte Enviar los leads a un CRM.
ScanChat AI no vende sus datos personales.
Durante cuánto tiempo se conservan
Mientras dure su suscripción, sus conversaciones y sus leads se conservan mientras no los elimine. Le corresponde a usted hacer limpieza según sus propias reglas (por ejemplo, eliminar los leads inactivos desde hace varios meses). Cuando su suscripción o su prueba termina, sus chatbots, sus conversaciones y sus leads se conservan 90 días y después se eliminan automáticamente; un correo electrónico le avisa 7 días antes.
Eliminar datos usted mismo
- Una conversación: en Conversaciones, ábrala y haga clic en Eliminar. Sus mensajes se borran definitivamente. Consulte Leer y gestionar las conversaciones.
- Un lead: en Clientes potenciales, haga clic en el icono de la papelera (Eliminar lead) y confirme. Eliminar la conversación no elimina el lead: haga ambas cosas si es necesario.
- Un chatbot completo: en Mis chatbots, haga clic en Eliminar. Sus conversaciones, sus leads y sus documentos se eliminan con él. Esta acción es irreversible.
- Su cuenta: en Configuración, pestaña Seguridad, sección Eliminar mi cuenta. Su suscripción se detiene y todos sus datos se eliminan. Consulte Proteger su cuenta.
Una eliminación es definitiva. Si necesita conservar un registro de sus leads, expórtelos primero. Consulte Gestionar y exportar sus leads.
Responder a la solicitud de un visitante
Si un visitante le pide acceder a sus datos o borrarlos:
- Búsquelo en Clientes potenciales con el buscador (nombre, correo electrónico o teléfono).
- Para entregarle sus datos, expórtelos o cópielos desde su ficha.
- Para borrarlos, elimine su lead y después la conversación correspondiente si la encuentra.
El consentimiento de los visitantes
En la configuración de captura de leads, la opción Pedir consentimiento antes de recopilar datos de contacto (RGPD) está activada por defecto. El chatbot pide la autorización del visitante antes de pedirle sus datos de contacto, con un enlace a su política de privacidad si la ha indicado, y el consentimiento se registra con cada lead. Consulte Consentimiento RGPD.
Mencione su chatbot y ScanChat AI en la política de privacidad de su propio sitio web, e indique su dirección en el campo URL de la política de privacidad.
¿Y ahora qué?
- Configurar el consentimiento RGPD
- Proteger su cuenta
- ¿Tiene alguna pregunta sobre sus datos? Escríbanos a info@scan-chat.ai.
¿No encuentra su respuesta? info@scan-chat.ai