Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est WeBoost, entreprise individuelle enregistrée sous le numéro 321475519, exploitée par Ouriel Bensoussan et éditrice du service ScanChat AI (« nous »).

Pour toute question relative à vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous écrire à info@scan-chat.ai.

Cette politique s'applique aux données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement : celles de nos clients et de leurs utilisateurs (compte, facturation, utilisation du service, échanges avec nous), ainsi que celles des prospects et des visiteurs du site scan-chat.com et de l'espace client dashboard.scan-chat.ai.

Elle ne s'applique pas aux données des visiteurs des sites de nos clients traitées par les chatbots (conversations et leads). Pour ces données, notre client est responsable du traitement et nous agissons en qualité de sous-traitant, conformément à l'Accord de traitement des données (DPA) disponible sur scan-chat.com/dpa (voir l'article 11).

• Données de compte : nom, adresse e-mail et mot de passe. Le mot de passe est géré par notre prestataire d'authentification et stocké sous forme hachée : nous n'y avons jamais accès en clair. Si vous vous connectez avec Google ou GitHub, nous recevons les informations de base de votre profil, notamment votre nom et votre adresse e-mail.
• Données de facturation : pays de facturation, raison sociale, numéro d'entreprise (numéro d'immatriculation ou de TVA), adresse, ville et code postal, ainsi que l'offre souscrite, l'historique des paiements et les factures. Vos données de carte bancaire sont saisies directement auprès de notre prestataire de paiement ou de PayPal : nous ne les recevons ni ne les conservons.
• Contenu de votre compte : vos chatbots et leurs réglages, les connaissances que vous leur fournissez (contenu de pages de sites internet, documents), vos corrections et, le cas échéant, vos propres clés d'API d'intelligence artificielle, qui sont chiffrées.
• Données d'utilisation : nombre de réponses consommées, chatbots créés, statistiques d'activité, ainsi que des données techniques (adresse IP, type de navigateur, dates et heures de connexion) traitées pour la sécurité du service.
• Échanges avec nous : les e-mails que vous nous adressez et les informations saisies dans le formulaire de contact (nom, adresse e-mail, objet et message).
• E-mails envoyés : nous conservons la trace des e-mails que nous vous adressons (type d'e-mail et date d'envoi), notamment pour éviter les envois en double.

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

• créer et gérer votre compte, fournir le service et vous assister : exécution du contrat ;
• gérer les abonnements, les paiements et la facturation : exécution du contrat et respect de nos obligations légales, notamment comptables et fiscales ;
• vous adresser les e-mails liés au service (compte, essai gratuit, paiements, alertes de nouveaux leads, avertissement avant suppression des données) : exécution du contrat ;
• vous adresser un rapport mensuel d'activité et des rappels : intérêt légitime à vous informer de l'activité de vos chatbots et à vous accompagner. Vous pouvez désactiver ces e-mails à tout moment dans Paramètres > Notifications ou au moyen du lien de désinscription qu'ils contiennent ;
• assurer la sécurité du service et prévenir la fraude et les abus, notamment en limitant l'essai gratuit à une fois par adresse e-mail : intérêt légitime ;
• répondre aux demandes adressées par le formulaire de contact ou par e-mail : intérêt légitime ou mesures précontractuelles prises à votre demande ;
• améliorer le service à partir de statistiques d'utilisation : intérêt légitime ;
• respecter nos obligations légales et constater, exercer ou défendre nos droits : obligation légale et intérêt légitime.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

• Données de compte : pendant toute la durée d'existence de votre compte. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis les paramètres de votre espace client, ou en écrivant à info@scan-chat.ai. Un compte sans abonnement actif et sans connexion depuis 3 ans peut être supprimé, après un e-mail d'avertissement envoyé au moins 30 jours auparavant.
• Contenu de votre compte (chatbots, connaissances, conversations, leads) : pendant votre abonnement, puis 90 jours après sa fin ; il est ensuite supprimé automatiquement, après un e-mail d'avertissement envoyé 7 jours avant la suppression.
• Données de facturation (factures et paiements) : pendant la durée imposée par les obligations comptables et fiscales.
• Échanges avec nous : pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande et au suivi de notre relation.
• Réponses au questionnaire facultatif proposé lors d'une résiliation ou d'une suppression de compte : conservées avec l'adresse e-mail du compte pendant 12 mois ; l'adresse e-mail est ensuite effacée et seules les réponses anonymes sont conservées.
• Sauvegardes : écrasées dans un délai de 14 jours.

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées de notre entreprise, dans la limite de ce qui est nécessaire à leurs missions.

Elles sont également traitées, pour notre compte, par les prestataires suivants :

• Hostinger : hébergement du serveur applicatif (France, UE) ;
• Supabase : base de données et authentification (France, région de Paris, UE) ;
• Cloudflare : sécurité réseau et proxy (réseau mondial) ;
• Google (API Gemini) : génération des réponses et traitement des connaissances des chatbots (États-Unis et infrastructure mondiale) ;
• Brevo : envoi des e-mails (France, UE) ;
• Firecrawl : lecture des pages publiques des sites indiqués par nos clients (États-Unis) ;
• Cloudinary : stockage des logos et images des chatbots (États-Unis) ;
• nos prestataires de facturation (émission des factures) et de paiement par carte (Israël).

Les services suivants reçoivent également certaines de vos données et agissent en qualité de responsables de traitement distincts, selon leurs propres politiques de confidentialité :

• PayPal, lorsque vous payez au moyen de PayPal ;
• Google et GitHub, lorsque vous vous connectez au moyen de ces services.

Nous pouvons en outre communiquer des données aux autorités lorsque la loi l'exige.

Nous sommes établis en Israël, pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne (décision 2011/61/UE, maintenue lors de son réexamen du 15 janvier 2024). Nos prestataires de facturation et de paiement par carte y sont également établis.

Certains de nos prestataires sont situés hors de l'Union européenne. Ces transferts reposent sur une décision d'adéquation, sur la certification du destinataire au Data Privacy Framework UE-États-Unis ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en nous écrivant à info@scan-chat.ai.

Notre site et notre espace client n'utilisent aucun cookie publicitaire ni aucun outil de mesure d'audience, et n'intègrent aucun traceur tiers.

Nous utilisons uniquement le stockage local de votre navigateur pour des éléments strictement nécessaires ou que vous avez choisis :

• les jetons d'authentification qui vous maintiennent connecté à l'espace client ;
• vos préférences de langue et de thème d'affichage ;
• des informations temporaires permettant de finaliser un paiement en cours.

Ces éléments ne nécessitent pas votre consentement. Les polices de caractères et les icônes sont servies depuis nos propres serveurs.

Si nous ajoutons à l'avenir des outils de publicité ou de mesure d'audience, un bandeau vous permettra d'accepter ou de refuser leur utilisation, et la présente politique sera mise à jour.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger vos données, notamment : chiffrement des échanges (HTTPS/TLS), protection réseau par Cloudflare, cloisonnement des données de chaque client dans la base de données, chiffrement des clés d'API que vous nous confiez, authentification à deux facteurs pour l'administration, limitation du nombre de requêtes, sauvegardes quotidiennes testées régulièrement et accès aux systèmes limité au titulaire de l'entreprise. Le détail de ces mesures figure à l'Annexe 2 de l'Accord de traitement des données (DPA).

Conformément à la réglementation applicable, et notamment au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès et de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d'opposition, notamment aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@scan-chat.ai. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous vous répondons dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé dans les cas prévus par la loi.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, par exemple la CNIL en France ou l'autorité de protection des données de votre pays de résidence ou de travail.

Si vous avez échangé avec un chatbot ScanChat AI sur le site d'une entreprise, c'est cette entreprise qui décide de l'utilisation de vos données (conversations et coordonnées éventuellement transmises) : elle en est responsable du traitement, et nous les traitons pour son compte.

Le widget vous indique que vous échangez avec un assistant fondé sur l'intelligence artificielle.

Pour chaque chatbot, le widget enregistre dans votre navigateur :

• dans le stockage local : un identifiant de session aléatoire (scanchat_session_…), créé lorsque vous utilisez le chat, et la date de votre dernier échange (scanchat_last_activity_…), qui permettent de poursuivre la conversation ;
• dans le stockage de session, effacé à la fermeture de l'onglet : des indicateurs d'affichage (scanchat_teaser_done_…, scanchat_rating_done_…, scanchat_chatted_…, scanchat_proactive_…), qui évitent de réafficher le message d'accueil, un message proactif ou la demande d'évaluation.

Ces éléments sont strictement nécessaires au fonctionnement du chat que vous utilisez et ne nécessitent pas votre consentement. Votre adresse IP n'est pas enregistrée avec vos conversations.

Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous à l'entreprise concernée, en vous reportant à sa politique de confidentialité. Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande à cette entreprise et l'aiderons à y répondre.

Le service est destiné aux professionnels. Il ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment leurs données.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification importante, nos clients en sont informés par e-mail.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles, écrivez-nous à info@scan-chat.ai.