Vos données et le RGPD : ce que ScanChat AI conserve
Chatbot et RGPD : quelles données sont conservées (compte, conversations, leads), combien de temps, et comment les supprimer vous-même.
Votre chatbot discute avec vos visiteurs et peut recueillir leurs coordonnées : il est normal de vouloir savoir où vont ces données. Cet article explique, simplement, quelles données ScanChat AI conserve pour votre chatbot, combien de temps, et comment les supprimer pour respecter le RGPD.
Le texte de référence est notre politique de confidentialité. Cet article la complète par des explications pratiques ; il ne constitue pas un conseil juridique.
Les données conservées
Votre compte : votre nom, votre adresse e-mail, votre photo de profil si vous en ajoutez une, et les informations liées à votre abonnement et à vos paiements.
Vos chatbots : leurs réglages, vos instructions, ainsi que le contenu de votre site et des documents que vous leur donnez, découpé et indexé pour que le chatbot puisse y répondre.
Les conversations : le texte des messages échangés entre le visiteur et le chatbot, leur date et heure, un identifiant de session aléatoire et l'avis éventuel du visiteur (Utile ou Pas utile). L'identifiant de session est gardé dans le navigateur du visiteur (stockage local, pas un cookie) pour relier ses messages à la même conversation.
Les prospects (leads) : les informations que le visiteur a choisi de donner (nom, e-mail, téléphone, projet…), la date, son consentement s'il a été demandé, ainsi que le statut et les notes que vous ajoutez. Un résumé de la conversation est aussi généré et conservé avec le prospect.
Le chatbot ne connaît que ce que le visiteur écrit. Il ne collecte pas de coordonnées à son insu : un nom ou un numéro n'est enregistré comme prospect que si le visiteur le donne dans la discussion.
Où sont traitées ces données
- Elles sont stockées sur l'infrastructure de ScanChat AI et de ses prestataires d'hébergement.
- Pour rédiger les réponses, les messages des visiteurs sont transmis au fournisseur d'IA utilisé par votre chatbot (Google, OpenAI ou Anthropic). Si vous utilisez votre propre clé API, c'est le fournisseur que vous avez choisi.
- L'analyse Ce que demandent vos visiteurs de la page Statistiques envoie les questions récentes au fournisseur d'IA de ScanChat AI pour les regrouper par sujet.
- Le résumé de la conversation affiché dans la fiche d'un prospect est rédigé par le fournisseur d'IA de ScanChat AI à partir des messages de cette conversation, même si votre chatbot utilise votre propre clé API.
- Si vous activez l'envoi vers un CRM (Zapier, Make…), chaque nouveau lead est aussi transmis à l'adresse que vous avez indiquée. Voir Envoyer les leads vers un CRM.
ScanChat AI ne vend pas vos données personnelles.
Combien de temps elles sont conservées
Pendant votre abonnement, vos conversations et vos prospects sont conservés tant que vous ne les supprimez pas. C'est à vous de faire le ménage selon vos propres règles (par exemple, supprimer les prospects inactifs depuis plusieurs mois). Lorsque votre abonnement ou votre essai prend fin, vos chatbots, leurs conversations et vos prospects sont conservés 90 jours, puis supprimés automatiquement ; un e-mail vous prévient 7 jours avant.
Supprimer des données vous-même
- Une conversation : dans Conversations, ouvrez-la puis cliquez sur Supprimer. Ses messages sont effacés définitivement. Voir Lire et gérer les conversations.
- Un prospect : dans Prospects, cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer le prospect) et confirmez. Supprimer la conversation ne supprime pas le prospect : faites les deux si nécessaire.
- Un chatbot entier : dans Mes chatbots, cliquez sur Supprimer. Ses conversations, ses prospects et ses documents sont supprimés avec lui. Cette action est irréversible.
- Votre compte : dans Paramètres, onglet Sécurité, section Supprimer mon compte. Votre abonnement est arrêté et toutes vos données sont supprimées. Voir Sécuriser votre compte.
Une suppression est définitive. Si vous avez besoin de garder une trace de vos prospects, exportez-les d'abord. Voir Gérer et exporter vos leads.
Répondre à la demande d'un visiteur
Si un visiteur vous demande d'accéder à ses données ou de les effacer :
- Retrouvez-le dans Prospects grâce à la recherche (nom, e-mail ou téléphone).
- Pour lui transmettre ses données, exportez-les ou copiez-les depuis sa fiche.
- Pour les effacer, supprimez son prospect, puis la conversation correspondante si vous la retrouvez.
Le consentement des visiteurs
Dans les réglages de capture de leads, l'option Demander le consentement avant de collecter les coordonnées (RGPD) est activée par défaut. Le chatbot demande l'accord du visiteur avant de lui demander ses coordonnées, avec un lien vers votre politique de confidentialité si vous l'avez indiquée, et le consentement est enregistré avec chaque lead. Voir Consentement RGPD.
Mentionnez votre chatbot et ScanChat AI dans la politique de confidentialité de votre propre site, et indiquez son adresse dans le champ URL de la politique de confidentialité.
Et ensuite ?
- Configurer le consentement RGPD
- Sécuriser votre compte
- Une question sur vos données ? Écrivez-nous à info@scan-chat.ai.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? info@scan-chat.ai