Gérer, suivre et exporter vos leads en CSV

Tous les contacts captés par vos chatbots arrivent au même endroit : la page Prospects de votre tableau de bord. Vous y suivez chaque demande jusqu'à la vente, et vous pouvez exporter vos leads en CSV pour les ouvrir dans Excel ou les importer dans un autre outil.

Ouvrez Prospects depuis le menu de gauche.

Lire la liste des leads

Les leads sont regroupés en Aujourd'hui et Plus tôt, du plus récent au plus ancien. Chaque lead tient sur une seule ligne compacte :

• son nom (ou, à défaut, son e-mail ou son téléphone), avec l'e-mail ou le téléphone en gris à côté ;
• le chatbot qui l'a capté ;
• son statut de suivi ;
• la date et l'heure.

Le badge Partiel signale un visiteur qui n'a pas donné toutes les informations obligatoires. Il vaut souvent la peine de le rappeler quand même.

Ouvrir la fiche d'un lead

Cliquez sur une ligne (ou placez-vous dessus au clavier et appuyez sur Entrée) : la Fiche du prospect s'ouvre sur le côté, sans quitter la liste. Vous y trouvez :

• toutes les Informations capturées, avec le nom de chacun de vos champs ;
• le chatbot, la date et le statut ;
• la Complétude (Complet ou Partiel) et le Consentement, avec la date de l'accord du visiteur ;
• le lien Voir la conversation, pour relire l'échange complet avec le visiteur ;
• vos Notes.

Passez au lead précédent ou suivant avec les flèches en haut de la fiche (ou les touches flèche haut et flèche bas du clavier). Fermez la fiche avec la croix, la touche Échap ou en cliquant à côté.

Ajouter des notes

Dans la fiche, le champ Notes vous permet de garder une trace de votre suivi : date de rappel, besoin précis, montant du devis… La note est enregistrée quand vous quittez le champ ou quand vous cliquez sur Enregistrer ; la mention Enregistré confirme la sauvegarde. Les notes ne sont visibles que par vous.

Suivre chaque lead avec les statuts

Chaque nouveau lead arrive avec le statut Nouveau. Changez-le dans la liste déroulante Statut de la fiche, au fil de votre suivi :

• Nouveau : pas encore traité.
• Contacté : vous avez appelé ou écrit au prospect.
• Devis envoyé : une proposition est en cours.
• Gagné : le prospect est devenu client.
• Perdu : la demande n'a pas abouti.

Le changement est enregistré immédiatement.

Rechercher et filtrer

• Actifs / Archivés : choisissez la vue au-dessus de la barre de recherche.
• Filtrer par statut : en haut à droite, choisissez un statut ou Tous les statuts.
• Rechercher : tapez un nom, un e-mail, un téléphone ou le nom d'un chatbot dans la barre de recherche.
• Filtrer par période : cliquez sur le bouton de filtre à côté du choix de statut, puis indiquez les dates Du et Au. Cliquez sur Effacer le filtre pour revenir à la liste complète.

Les leads s'affichent par pages de 20. Utilisez Précédent et Suivant en bas de la liste. La recherche et le filtre de période s'appliquent à la page affichée.

Exporter vos leads en CSV

1. Affichez les leads à exporter (statut, recherche, période).
2. Cliquez sur Exporter en CSV.
3. Ouvrez le fichier leads_ suivi de la date du jour, dans Excel, Google Sheets ou LibreOffice.

Le fichier contient une ligne par lead et les colonnes suivantes : Date, Chatbot, Statut, Complétude, Consentement, puis une colonne par information collectée.

L'export reprend tous vos leads qui correspondent aux filtres en cours (statut, recherche, période), pas seulement la page affichée à l'écran.

Archiver un lead

Un lead traité encombre votre liste ? Ouvrez sa fiche et cliquez sur Archiver. Le lead disparaît de la vue Actifs, mais il n'est pas supprimé : il conserve son statut et reste compté dans vos statistiques.

Pour retrouver vos leads archivés, cliquez sur Archivés au-dessus de la barre de recherche. Pour remettre un lead dans la liste principale, ouvrez sa fiche et cliquez sur Désarchiver.

Agir sur plusieurs leads à la fois

1. Cochez la case au début de chaque ligne concernée. La case de l'en-tête de la liste sélectionne toute la page.
2. Quand toute la page est cochée, cliquez sur Sélectionner les N prospects correspondant aux filtres pour étendre la sélection à tous les leads qui correspondent aux filtres en cours, et pas seulement à la page affichée.
3. Choisissez une action dans la barre qui apparaît en bas de l'écran.

La barre d'actions indique le nombre de leads sélectionnés et propose :

• Changer le statut : applique le même statut à toute la sélection ;
• Archiver (ou Désarchiver dans la vue Archivés) ;
• Exporter en CSV : exporte uniquement les leads sélectionnés ;
• Supprimer : supprime définitivement la sélection, après confirmation ;
• Tout désélectionner.

Supprimer un lead

Ouvrez la fiche du lead, cliquez sur Supprimer, puis confirmez. Pour supprimer plusieurs leads d'un coup, utilisez les actions groupées ci-dessus. Si vous voulez seulement retirer un lead de la liste, préférez Archiver.

Et ensuite ?

• Envoyer automatiquement vos leads vers votre CRM.
• Recevoir une alerte à chaque nouveau lead.
• Lire les conversations de vos visiteurs.