Capter des leads avec un chatbot IA en respectant le RGPD

Un chatbot qui capte des leads, c'est un chatbot qui collecte des données personnelles : un nom, un e-mail, un numéro de téléphone, parfois une adresse ou un projet. Le RGPD s'applique donc. Bonne nouvelle : respecter les règles n'est pas compliqué, et c'est même un argument de confiance auprès de vos visiteurs. Voici les principes à connaître, et la façon dont ScanChat AI vous aide à les appliquer.

Cet article donne des repères pratiques. Il ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation.

Ce que le RGPD vous demande, en clair

Quand vous recueillez les coordonnées d'un prospect, vous êtes responsable du traitement de ces données. Les obligations essentielles tiennent en quelques idées :

• Informer : la personne doit savoir qui collecte ses données, pourquoi, et comment exercer ses droits. C'est le rôle de votre politique de confidentialité.
• Avoir une base légale : pour recontacter quelqu'un qui vous laisse ses coordonnées, le plus simple est de recueillir son accord explicite, et de pouvoir le prouver.
• Ne demander que le nécessaire : c'est le principe de minimisation. Si un nom et un téléphone suffisent pour rappeler, inutile de demander la date de naissance.
• Ne pas garder les données indéfiniment : fixez une durée de conservation et faites le ménage régulièrement.
• Respecter les droits des personnes : accès, rectification, effacement… Vous devez pouvoir répondre à une demande.
• Encadrer vos prestataires : l'outil qui traite les données pour vous (ici, ScanChat AI) est votre sous-traitant, et vous devez disposer d'un contrat qui encadre ce traitement.

Le consentement, activé par défaut

Dans ScanChat AI, l'option Demander le consentement avant de collecter les coordonnées (RGPD) est cochée par défaut sur chaque nouveau chatbot, quelle que soit votre offre.

Concrètement, le chatbot commence par aider le visiteur normalement. Avant de lui demander sa première information personnelle, il lui pose la question du consentement. Par défaut : « Acceptez-vous que nous conservions vos coordonnées pour revenir vers vous au sujet de votre demande ? » Vous pouvez la remplacer par votre propre formulation, et le chatbot la traduit automatiquement dans la langue du visiteur.

• Si le visiteur accepte, le chatbot poursuit et son accord est enregistré avec le lead, avec la date et l'heure.
• S'il refuse, le chatbot n'insiste pas et continue de l'aider, sans lui demander de coordonnées.

Si vous indiquez l'adresse de votre politique de confidentialité dans les réglages, le chatbot la mentionne au moment de la demande : l'information et le consentement arrivent ensemble, au bon moment.

Un conseil de formulation : dites à quoi serviront les données. « Acceptez-vous que notre équipe vous rappelle au sujet de votre devis ? Vos coordonnées ne serviront qu'à cela. » Une question claire rassure et obtient plus d'accords.

Aucune notification avant l'accord

Quand le consentement est activé, l'alerte e-mail et l'envoi vers votre CRM ne partent qu'après l'accord du visiteur. Un visiteur qui refuse ne déclenche aucune notification : ses coordonnées ne circulent pas dans vos boîtes mail ou vos outils.

Demander moins pour obtenir mieux

Vous choisissez précisément les champs que le chatbot demande, et ceux qui sont obligatoires. C'est la minimisation appliquée simplement. Et c'est aussi plus efficace : moins vous posez de questions, plus les visiteurs vont jusqu'au bout. Pour la plupart des entreprises, un nom, un moyen de contact et une précision sur le besoin suffisent.

Le chatbot ne collecte rien à l'insu du visiteur : une information n'est enregistrée que si le visiteur la donne lui-même dans la discussion. Les messages d'une même conversation sont reliés par un identifiant aléatoire, et aucune adresse IP n'est enregistrée avec les conversations ni avec les leads.

Prouver le consentement

En cas de contrôle ou de question d'un prospect, vous devez pouvoir montrer qu'il a donné son accord. Dans la page Prospects de votre tableau de bord, les leads concernés portent la mention Consentement, avec sa date et son heure. L'export CSV contient aussi une colonne Consentement, pratique pour l'archiver dans vos propres dossiers.

Répondre aux demandes d'accès ou d'effacement

Si un prospect vous demande ce que vous savez de lui, ou de tout effacer :

1. Retrouvez-le dans la page Prospects grâce à la recherche (nom, e-mail ou téléphone).
2. Pour lui transmettre ses données, exportez ou copiez sa fiche.
3. Pour les effacer, supprimez le prospect, puis la conversation correspondante.

Ces suppressions sont définitives. Notre article d'aide Données personnelles et RGPD détaille chaque cas.

Des durées de conservation maîtrisées

Pendant votre abonnement, vous décidez : vos leads et vos conversations restent disponibles tant que vous ne les supprimez pas, et c'est à vous de faire le ménage selon vos propres règles (par exemple, supprimer les prospects sans suite depuis plusieurs mois).

Si votre abonnement ou votre essai prend fin, vos chatbots, conversations et leads sont conservés 90 jours, puis supprimés automatiquement. Un e-mail vous prévient 7 jours avant, pour vous laisser le temps d'exporter ce dont vous avez besoin.

Un cadre clair avec ScanChat AI

ScanChat AI agit comme votre sous-traitant pour les données de vos visiteurs. Nos engagements sont décrits dans notre accord de traitement des données (DPA), qui fait partie de nos conditions, et dans notre politique de confidentialité. Nous y listons notamment les prestataires qui interviennent, comme l'hébergement ou le fournisseur d'IA qui rédige les réponses du chatbot à partir des messages des visiteurs (Google pour l'IA incluse, ou le fournisseur de votre choix si vous utilisez votre propre clé). ScanChat AI ne vend pas vos données ni celles de vos visiteurs.

Votre check-list en 6 points

1. Laissez l'option de consentement activée et formulez une question claire.
2. Indiquez l'adresse de votre politique de confidentialité dans les réglages du chatbot.
3. Mentionnez votre chatbot et ScanChat AI dans cette politique de confidentialité.
4. Limitez les champs demandés, et surtout les champs obligatoires, au strict nécessaire.
5. Fixez-vous une durée de conservation et supprimez régulièrement les leads sans suite.
6. Exportez régulièrement vos leads avec la colonne Consentement pour garder une preuve.

Pour régler tout cela pas à pas, suivez notre guide Demander le consentement RGPD. Et si vous n'avez pas encore de chatbot, vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 7 jours, sans carte bancaire. Une question sur vos données ? Écrivez-nous à info@scan-chat.ai.

Ouriel, fondateur de ScanChat AI