הסכם עיבוד נתונים (DPA)

הסכם עיבוד נתונים זה (״ההסכם״) נכרת בין:

• הלקוח, כהגדרתו בתנאים הכלליים למכירה ולשימוש של ScanChat AI (״התנאים״), הפועל כבקר (״הבקר״);
• WeBoost, עסק יחיד הרשום תחת המספר 321475519, המפיק את השירות ScanChat AI, הפועל כמעבד (״המעבד״).

ההסכם קובע את התנאים שבהם המעבד מעבד, מטעם הבקר, את המידע האישי של המבקרים באתר הלקוח שנאסף על ידי הצ'אטבוטים (שיחות ולידים).

ההסכם אינו חל על מידע הנוגע לחשבון ולחיוב של הלקוח, שלגביו WeBoost פועל כבקר, בתנאים המתוארים במדיניות הפרטיות.

ההסכם מהווה חלק בלתי נפרד מהתנאים. הוא מתקבל עם יצירת החשבון או עם ביצוע ההזמנה, ללא צורך בחתימה. ניתן לקבל גרסת PDF חתומה לפי בקשה שתישלח לכתובת info@scan-chat.ai.

במקרה של סתירה בין ההסכם לבין התנאים בתחום הגנת המידע האישי, ההסכם גובר.

למונחים ״מידע אישי״, ״עיבוד״, ״בקר״, ״מעבד״, ״נושא מידע״ ו״אירוע אבטחה במידע אישי״ תהיה המשמעות הנתונה להם בתקנה (האיחוד האירופי) 2016/679 (״ה-GDPR״).

״הדין החל״ פירושו ה-GDPR וכל חקיקה אחרת בנושא הגנת מידע אישי החלה על העיבוד. ליתר המונחים המוגדרים תהיה המשמעות הנתונה להם בתנאים.

נושא העיבוד, מהותו ומטרתו, קטגוריות המידע ונושאי המידע, וכן משך העיבוד, מתוארים בנספח 1.

העיבוד מתבצע לאורך כל תקופת השימוש בשירות, ולאחר מכן עד למחיקת המידע בתנאים הקבועים בסעיף 14.

המעבד מעבד את המידע האישי אך ורק על פי הוראה מתועדת של הבקר. הוראות כאלה הן: התנאים, הסכם זה, ההגדרות שביצע הלקוח באזור הלקוח (הגדרות הצ'אטבוטים, שדות הלידים, הסכמה, נמעני ההתראות, שילובים) וכל הוראה נוספת בכתב שתישלח לכתובת info@scan-chat.ai.

המעבד יודיע לבקר מיד אם, לדעתו, הוראה מסוימת מהווה הפרה של הדין החל.

אם המעבד מחויב לבצע עיבוד מכוח הדין החל עליו, הוא יודיע על כך לבקר לפני העיבוד, אלא אם דין זה אוסר זאת.

המעבד אינו משתמש במידע זה למטרותיו שלו, אינו מוכר אותו ואינו משתמש בו לאימון מודלים של בינה מלאכותית.

המעבד מוודא שהאנשים המורשים לעבד את המידע האישי התחייבו לשמור על סודיות או כפופים לחובת סודיות שבדין. הגישה למידע מוגבלת לאנשים הזקוקים לה לשם אספקת השירות, תחזוקתו ואבטחתו.

המעבד מיישם את האמצעים הטכניים והארגוניים המתאימים המתוארים בנספח 2, כדי להבטיח רמת אבטחה המותאמת לסיכון, בהתאם לסעיף 32 ל-GDPR.

אמצעים אלה עשויים להשתנות עם ההתקדמות הטכנולוגית, ובלבד שרמת האבטחה הכוללת לא תפחת.

הבקר מאשר באופן כללי למעבד להיעזר במעבדי המשנה המפורטים בנספח 3.

המעבד יודיע לבקר בדואר אלקטרוני לפחות 30 יום לפני כל הוספה או החלפה של מעבד משנה. הבקר רשאי להתנגד לכך במהלך תקופה זו מטעמים סבירים הקשורים להגנת המידע. בהיעדר פתרון מספק, הוא רשאי לבטל את המינוי שלו, ללא עלות וללא קנס, לפני כניסת השינוי לתוקף; במקרה כזה, המעבד יחזיר לו את החלק מהמחיר ששולם מראש המתייחס לתקופה שלא נוצלה.

המעבד מטיל על כל מעבד משנה, בחוזה, חובות הגנת מידע שוות במהותן לאלה שבהסכם זה, ונותר אחראי כלפי הבקר לקיום חובותיהם.

שירותים שהלקוח בוחר ומחבר בעצמו אינם מעבדי משנה של המעבד: ובפרט ספק הבינה המלאכותית שהלקוח משתמש במפתח משלו אצלו (למשל OpenAI, Google או Anthropic), וכן Zapier, Make, מערכת CRM, webhook או WordPress. שירותים אלה פועלים מכוח החוזים שנכרתו ישירות על ידי הלקוח, האחראי להם.

המעבד מבוסס בישראל, מדינה שלגביה קיימת החלטת הלימות של הנציבות האירופית (החלטה 2011/61/EU, שנשארה בתוקף לאחר בחינתה מחדש ב-15 בינואר 2024).

כאשר מידע אישי מועבר למעבד משנה הממוקם מחוץ לאזור הכלכלי האירופי, העברה זו מבוססת על החלטת הלימות, על הסמכת הנמען במסגרת Data Privacy Framework בין האיחוד האירופי לארצות הברית, או על הסעיפים החוזיים הסטנדרטיים שאימצה הנציבות האירופית. המנגנון החל על כל מעבד משנה מצוין בנספח 3.

המעבד מסייע לבקר, באמצעים טכניים וארגוניים מתאימים, להשיב לבקשות למימוש זכויותיהם של נושאי המידע (עיון, תיקון, מחיקה, הגבלה, ניידות, התנגדות).

אזור הלקוח מאפשר ללקוח, בין היתר, לעיין בשיחות ובלידים, למחוק אותם ולייצא את הלידים בפורמט CSV. לגבי כל בקשה שאינו יכול לטפל בה בעצמו, הלקוח רשאי לכתוב לכתובת info@scan-chat.ai.

אם המעבד מקבל ישירות בקשה מנושא מידע, הוא יעביר אותה לבקר בהקדם האפשרי ולא ישיב לה ללא הוראתו.

המעבד יודיע לבקר על כל אירוע אבטחה במידע אישי בהקדם האפשרי, ולכל המאוחר בתוך 48 שעות ממועד היוודעו לו.

ההודעה תכלול, ככל שהוא זמין, את המידע הבא: מהות האירוע, הקטגוריות והמספר המשוער של האנשים והרשומות שנפגעו, ההשלכות הצפויות והאמצעים שננקטו או שמתוכננים לטיפול בו. מידע שאינו זמין באופן מיידי יימסר בהמשך, בשלבים.

באחריות הבקר להודיע, במידת הצורך, לרשות הפיקוח ולנושאי המידע. המעבד מסייע לו לשם כך.

בהתחשב במהות העיבוד ובמידע העומד לרשותו, המעבד מעניק לבקר את הסיוע הסביר הנדרש לביצוע הערכת השפעה על הגנת המידע, ובמידת הצורך, להתייעצות מוקדמת עם רשות הפיקוח.

הבקר מתחייב:

• שיהיה בידו בסיס חוקי לפעולות העיבוד שהופקדו בידי המעבד;
• ליידע את המבקרים באתר שלו על עיבוד המידע שלהם, ובפרט במדיניות הפרטיות שלו;
• לקבל את הסכמתם כאשר הדין החל מחייב זאת; אפשרות קבלת ההסכמה שמציע השירות, המופעלת כברירת מחדל ומתוארת בסעיף 15 לתנאים, כפופה לבחירתו ולהגדרותיו;
• שלא להגדיר את הצ'אטבוטים לאיסוף קטגוריות מיוחדות של מידע, מידע הנוגע לעבירות או מידע הנוגע לילדים, אלא אם יש בידו בסיס חוקי משלו ואמצעי הגנה מתאימים, שכן השירות אינו מתוכנן ואינו מאושר לאחסון מידע בריאותי;
• לתת הוראות התואמות את הדין החל.

לאורך כל תקופת המינוי, הלקוח רשאי לייצא את הלידים שלו בפורמט CSV מתוך אזור הלקוח. בנוסף, לפי בקשה הנשלחת לכתובת info@scan-chat.ai במהלך המינוי או במהלך תקופת 90 הימים שלאחר סיומו, המעבד ימסור ללקוח עותק של השיחות שלו בפורמט מובנה ונפוץ (CSV או JSON).

בסיום המינוי, המידע נשמר במשך 90 יום, כדי לאפשר ללקוח להתקשר מחדש במינוי או לייצא את הלידים שלו. הודעת דואר אלקטרוני מתריעה בפניו 7 ימים לפני המחיקה. בתום תקופה זו, המידע נמחק באופן סופי ואוטומטי. הגיבויים נדרסים בתוך 14 יום.

הלקוח רשאי למחוק בכל עת את הצ'אטבוטים, השיחות והלידים שלו מתוך אזור הלקוח, או לבקש מחיקה מוקדמת של המידע שלו בכתובת info@scan-chat.ai.

הוראות אלה חלות בכפוף לחובות השמירה המוטלות על המעבד על פי דין.

המעבד מעמיד לרשות הבקר את המידע הנדרש להוכחת עמידתו בחובותיו, ובפרט הסכם זה, תיאור אמצעי האבטחה, רשימת מעבדי המשנה ותשובות לשאלונים סבירים. הבקר יסתמך בראש ובראשונה על תיעוד זה.

אם תיעוד זה אינו מספיק להוכחת העמידה בהסכם, או אם רשות פיקוח דורשת זאת, הבקר רשאי לבצע ביקורת, לרבות במקום, בעצמו או באמצעות מבקר בלתי תלוי המחויב בסודיות ושאינו מתחרה של המעבד, בתנאים הבאים:

• הודעה מוקדמת בכתב של 30 יום לפחות;
• לכל היותר פעם אחת בכל תקופה של 12 חודשים, למעט במקרה של אירוע אבטחה במידע או דרישה של רשות פיקוח;
• בשעות העבודה, ללא שיבוש פעולת השירות וללא פגיעה באבטחה או בסודיות של המידע של לקוחות אחרים;
• על חשבון הבקר.

האחריות של כל צד על פי הסכם זה כפופה להחרגות ולהגבלות האחריות הקבועות בתנאים, במידה המותרת על פי הדין החל.

ההסכם חל כל עוד המעבד מעבד מידע אישי מטעם הבקר.

ההסכם מנוסח בצרפתית; במקרה של סתירה בינו לבין תרגום, הנוסח הצרפתי גובר.

על אף האמור בסעיף 29 לתנאים, על ההסכם יחול הדין של המדינה החברה באיחוד האירופי שבה מבוסס הבקר או, אם הבקר אינו מבוסס באיחוד האירופי, הדין הצרפתי. הוראות התנאים בנוגע לסמכות השיפוט יחולו, מבלי לגרוע מזכויות נושאי המידע ומסמכויות רשויות הפיקוח.

• נושא: אספקת השירות ScanChat AI, המאפשר ללקוח להשיב באופן אוטומטי למבקרים באתר שלו באמצעות צ'אטבוטים ולאסוף לידים.
• מהות הפעולות: איסוף באמצעות הווידג'ט המותקן באתר הלקוח, תיעוד, שמירה, ארגון, עיון, העברה למודלים של בינה מלאכותית לשם הפקת התשובות, חילוץ פרטי הלידים, הפקת סיכום של השיחה הקשורה לכל ליד ודירוג אוטומטי של הליד (חם, פושר או קר), הפקת ניתוחי השאלות של המבקרים, הצגת הודעות יזומות בהתאם לדף הנצפה, שליחת התראות בדואר אלקטרוני, תזכורות מעקב ודוח פעילות חודשי ללקוח, העברה לכלים שחיבר הלקוח, ייצוא ומחיקה.
• מטרות: מענה לשאלות המבקרים מטעם הלקוח; איסוף הלידים והעברתם ללקוח; מתן אפשרות ללקוח לעיין בשיחות ובנתונים סטטיסטיים ולשפר את התשובות.
• נושאי המידע: מבקרים באתר הלקוח המתכתבים עם צ'אטבוט, לקוחות פוטנציאליים שפרטי הקשר שלהם נאספים, וכן, במידת הצורך, אנשים שהמבקרים מזכירים בהודעותיהם.
• נתוני השיחות: תוכן ההודעות של המבקרים ושל תשובות הצ'אטבוט, מזהה הפעלה אקראי שנוצר בדפדפן של המבקר, תאריכי ושעות ההתכתבויות, דירוג השיחה, אם ניתן (הצבעה חיובית או שלילית).
• נתוני הלידים: מידע התואם את השדות שהגדיר הלקוח (למשל שם, כתובת דואר אלקטרוני, טלפון, חברה, צורך), סטטוס ההסכמה ותאריכה, במידת הצורך, וכן הסטטוס וההערות שהוסיף הלקוח, וכן סיכום השיחה ודירוג הליד שנוצרו באופן אוטומטי. דירוג זה הוא כלי עזר המיועד ללקוח: אין לו כל השפעה משפטית על המבקר, והוא אינו מהווה החלטה המבוססת אך ורק על עיבוד אוטומטי במובן סעיף 22 ל-GDPR.
• כתובת IP: אינה נשמרת יחד עם השיחות או עם הלידים; היא מעובדת באופן ארעי לצורך הגבלת מספר הבקשות ולצורכי אבטחה, ועשויה להופיע ביומנים הטכניים של השרת, הנשמרים 30 יום לכל היותר.
• קטגוריות מיוחדות של מידע: לא צפויה אף אחת; הלקוח מתחייב שלא להגדיר את איסופן (סעיף 13).
• משך: לאורך כל תקופת המינוי, בכפוף למחיקות שביצע הלקוח, ולאחר מכן 90 יום לאחר סיום המינוי; גיבויים נדרסים בתוך 14 יום.
• מיקום: ראו נספח 3.

• הצפנת התקשורת: HTTPS/TLS בכל ההתכתבויות.
• אבטחת רשת: אזור הלקוח וה-API מוגנים על ידי ה-proxy של Cloudflare.
• הפרדת נתונים: אבטחה ברמת השורה (Row Level Security) מופעלת בטבלאות מסד הנתונים; כתיבה ישירה מהדפדפן נעולה, וכל השינויים עוברים דרך שרת האפליקציה.
• מפתחות API של לקוחות: מפתחות הבינה המלאכותית שמסרו הלקוחות מוצפנים במנוחה (Fernet).
• סיסמאות: מנוהלות על ידי שירות האימות של Supabase ומאוחסנות בצורה מגובבת (hash); הן לעולם אינן ידועות למעבד כטקסט גלוי.
• מסוף הניהול: אימות דו-שלבי חובה ויומן ביקורת של הפעולות.
• הגבלת מספר הבקשות, ובפרט באימות ובצ'אטבוטים.
• הגנה מפני בקשות לכתובות פנימיות (SSRF) עבור webhooks.
• שרת: חומת אש (ufw) והגנה מפני ניסיונות חדירה חוזרים (fail2ban).
• גיבויים: גיבויים יומיים הנשמרים 14 יום, המאוחסנים בנפרד מספק מסד הנתונים, עם התראה במקרה של כישלון ובדיקת שחזור אוטומטית מדי חודש.
• צמצום מידע: שום כתובת IP אינה נשמרת יחד עם השיחות והלידים; שום נתון של כרטיס אשראי אינו מתקבל או נשמר.
• שמירה: מחיקה אוטומטית של המידע 90 יום לאחר סיום המינוי.
• גישה: הגישה למערכות הייצור מוגבלת לבעל העסק.

• Hostinger: אחסון שרת האפליקציה (VPS), לרבות אינדקס הידע של הצ'אטבוטים והגיבויים. מיקום: צרפת (האיחוד האירופי).
• Supabase (Supabase Inc.): מסד נתונים ואימות. מיקום הנתונים: צרפת (אזור פריז, האיחוד האירופי). אמצעי הגנה: אחסון באיחוד האירופי; גישה אפשרית ממדינות שלישיות לצורכי תמיכה ותחזוקה מוסדרת בסעיפים חוזיים סטנדרטיים.
• Cloudflare: אבטחת רשת ו-proxy (DNS, TLS) עבור אזור הלקוח וה-API. מיקום: רשת עולמית. אמצעי הגנה: Data Privacy Framework וסעיפים חוזיים סטנדרטיים.
• Google (Gemini API): הפקת התשובות וחישוב הייצוגים הווקטוריים (embeddings) עבור תוכניות ״בינה מלאכותית כלולה״, וכן חישוב ה-embeddings כאשר ספק הבינה המלאכותית שבחר הלקוח אינו מציע אותם; עבור כל הלקוחות, כולל אלה שמשתמשים במפתח משלהם: זיהוי השפה של המבקרים, ניתוח השאלות של המבקרים (עמוד הסטטיסטיקות) וסיכומי הלידים ודירוגם (חם, פושר או קר). השימוש ב-Google נעשה במסגרת תנאי השירותים בתשלום של Gemini API, שלפיהם המידע המועבר אינו משמש לאימון המודלים שלה. מיקום: ארצות הברית ותשתית עולמית. אמצעי הגנה: Data Privacy Framework וסעיפים חוזיים סטנדרטיים.
• Brevo: שליחת הודעות הדואר האלקטרוני התפעוליות, לרבות התראות על לידים חדשים. מיקום: צרפת (האיחוד האירופי).
• Firecrawl: קריאת הדפים הציבוריים של אתר הלקוח לשם בניית הידע של הצ'אטבוטים. מיקום: ארצות הברית. אמצעי הגנה: סעיפים חוזיים סטנדרטיים.
• Cloudinary: אחסון הלוגואים והתמונות של הצ'אטבוטים (תמונות בלבד). מיקום: ארצות הברית. אמצעי הגנה: Data Privacy Framework וסעיפים חוזיים סטנדרטיים.

כאשר הלקוח משתמש במפתח AI משלו (OpenAI, Google או Anthropic), הספק הנוגע בדבר נבחר על ידי הלקוח, הלקוח מתקשר עמו, והוא פועל מכוח החוזה שנכרת ישירות עם הלקוח. הכלים שהלקוח מחבר (Zapier, Make, CRM, webhooks) הם מעבדים או נמענים של הלקוח עצמו.